Q.言葉の定義のような説明をするとき、聞き手を飽きさせない方法は？

A.聞き手に興味・関心を持たせる「情報」を追加しましょう

〜お悩み〜

言葉の定義のような強調すべきポイントが少ない説明をするとき、聞き手を飽きさせない方法はないでしょうか。

自分はISO(※)などの規格について説明することがあります。その際「この規格ではXXという言葉をOOと定義しています」というような説明を20ワード分程話す必要があります。1ワードずつ間を空けて区切りながら喋るようなことはしますが、この間どうしても単調な説明になってしまい、上手い話し方あれば教えていただきたいです。

※ISO：International Organization for Standardization（国際標準化機構）。ISOの主な活動は国際的に通用する規格を制定することであり、ISOが制定した規格を「ISO規格」という。ISO規格は、国際的な取引をスムーズにするために、何らかの製品やサービスに関して「世界中で同じ品質、同じレベルのものを提供できるようにしましょう」という国際的な基準である。

〜講師からのアドバイス〜

ISO規格などの定義説明は、どうしてもお勉強のような空気感になりがちですよね。聞き手が飽きてくるのはある種、自然な反応でもあります。

そこで単調さを打破するためには、聞き手に興味・関心を持たせる「情報」を追加しましょう。

1.一般的なイメージの確認や、聞き手の持っているであろう疑問から始める

ただ定義を読み上げるのではなく、「皆さんはこんなふうに思ってませんか？」といった一般的なイメージや、「こんなこと勉強して、なんの役に立つんだ？」といった聞き手が内心、持っているであろう当然の疑問から始めると、聞き手は「え、違うの？」と興味を持ったり、「実はそうなんだよね……」と共感してくれたりします。

テクニック

「一般的にプレゼンで『緊張する』のは悪いことだ、と思いがちですよね？しかし、緊張とは……（一拍置く）……『さて、これから大事な場面だ！集中集中！』と、脳が気合を入れているサインなのです」

2.「なぜ」(Why）を添える

言葉の字面だけを追うと退屈ですが、「なぜわざわざ、こんな小難しい定義にしているのか」という理由を添えると、納得感が生まれます。

テクニック

「確認作業は必ず別の人がするようにします。なぜなら……（一拍置く）……作業者本人が確認すると『できている』といった思い込みから、不具合を見逃しやすくなるからです」

3.「もしも、〇〇だったら……？」という「逆説」を使う

「もしも、この言葉がこのように定義されていなかったら……実務でこんなトラブルが起きます」という失敗談やリスクを先に話すと、定義の説明が「自分事」として響くようになります。

テクニック

「もしも、私たちが『守るべき資産』を『ハードウェアやデータだけ』だと思い込んでいたらどうでしょう？……（一拍置く）……会社存続の危機にさらされるかもしれません。実は、退職予定のベテラン社員が頭の中に持っている『独自の顧客ノウハウ』、これも守るべき資産なんです。これを定義に含めていなければ、彼が競合他社に転職した瞬間、わが社の競争力は一夜にして失われるかもしれません」

さらに話し方の工夫として、このような方法もあります。

【強調】キーワードとなる名詞や数字などを、少し声を張って強調する

【言い換え】定義を読み上げた直後に、「要するに〇〇、ということですね」と、日常語で言い換える

ただでさえ難しい、言葉の定義のような強調すべきポイントが少ない説明は、下手すると聞き手の睡眠時間になりかねません。

いっそのこと、すべてを均等に説明しようとせず、「これだけは絶対に勘違いしないでほしい」という3つに絞り込み、残りは「資料を読んでおいてください」と、潔く流す勇気も必要かもしれませんよ。

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