プロに訊く「コミュニケーションの極意」

プレゼンの質疑応答では、相手の質問を正しく理解していることを確認する

また、プレゼンで相手の質問に答えたら「そうじゃなくて……」と言われてしまう、という悩みはどうすれば解決できるだろうか。

「（プレゼンで）相手の質問が終わったら、Ｂさんが質問をどのように理解したのか、言葉にして確認しましょう。相手は、それでＯＫかどうか、答えてくれるはずです。間違っていれば、修正してくれるはずです。相手の質問を正しく理解していることを確認できたら、その質問に答えればよいのです」

実にシンプルである。プレゼンでの質疑応答の鉄則は「まず相手の質問を最後まで聴く」。そして「相手の質問の意図を十分に理解してから回答する」。ところが、質疑応答で失敗する人は、相手の質問の意図をしっかり理解しないまま回答し始めるので、「そうじゃなくて……」と言われてしまうのだ。越石先生のアドバイスのように「ただいまのご質問は『納期の短縮はどのくらい可能か』という質問でよろしいでしょうか？」と、質問をどのように理解したのか、言葉にして確認することが大切だ。

なお、ここまでお読みいただいた方はもうご理解いただけると思うが、相手の質問を途中で遮って「あーはいはい、それに関してはですね……」と答え出すのは最悪である。絶対しないように……。

「以上のように、相手の主観を理解することは難しいということを理解した上で、理解するためには最後まで相手の話を聞くこと、自分が理解したことを言葉にして確認することを心掛けてみてください。もしもＢさんが、話の途中で先走って未来に飛んでいきかけたら「時を戻そう」と、自分で自分にブレーキをかけてみてください」

まとめ

【今回の悩み】上司から「早合点することが多い」「早とちりを治せ」と言われます。また、周りや部下が「あの人は人の話を全く聞かない」と言っていた、とも聞かされました。どうすれば？